Kennst Du das KISS-Prinzip? KISS steht dabei für Keep It Simply Stupid – ins Deutsche übersetzt also in etwa „Gestalte es einfach idiotensicher“…

Durch unser Ziel, das einfachste Rechnungsprogramm der Welt zu entwickeln, beschäftigen wir uns mit diesem Leitgedanken regelmäßig. Wir möchten die Dinge so einfach wie möglich gestalten – so, dass die Nutzer unserer Software sie sofort verstehen, ohne eine Schulung zu besuchen und ohne vorher eine Anleitung lesen zu müssen.

Die Entwicklung von kaufmännischen Softwarelösungen für kleine und mittelständischen Unternehmen ist uns dabei nicht neu. Seit 19 Jahren entwickeln wir nun bereits Software für diese Zielgruppe. Wir haben dabei vor allem festgestellt, dass sich die unproduktivsten und unrentabelsten Unternehmen überproportional mit Dingen beschäftigen, die nicht ihre Kernkompetenzen waren.

Ein gutes Beispiel dafür ist zum Beispiel die Gestaltung des Briefpapiers. Erfahrungsgemäß haben sich überwiegend diejenigen Kunden, die zweifelsfrei gute Geschäfte machen, für die Gestaltung Ihrer Dokumente Profis ins Haus geholt und von diesen ein Corporate Design entwerfen lassen. Grafik-Designer, die sich den ganzen Tag mit diesen Aufgaben beschäftigen, erstellen in den meisten Fällen nicht nur die schöneren Layouts, sondern auch die aufgeräumteren und minimalistischeren.

Verliebt in Details – und die Gefahr, die dahinter steckt

Auf der anderen Seite haben wir viele Kunden erlebt, die sich selbst um die Gestaltung des Briefpapiers kümmern wollten. Ganz oft entstand dann der Wunsch, ganz individuelle, eigene Felder in das Briefpapier zu bringen. Es mussten teilweise für die absurdesten Informationen ein eigenes Datenfeld existieren, welches dann durch die Software beschrieben und z.B. auf der Rechnung abgedruckt werden konnte. Gut in Erinnerung blieb und zum Beispiel der Fall eines Mode-Versandhändlers, der auf seinen Rechnungen unbedingt die Konfektions- und Schuhgröße seines Kunden abgedruckt haben wollte.

Nun – zum einen ist es vielleicht gar nicht jedem Kunden genehm, wenn auf der Rechnung für seine Arbeitskleidung plötzlich seine Konfektionsgröße steht – vielleicht schickt man eine Kopie dieser Rechnung mit der nächsten Steuererklärung sogar ans Finanzamt. Zum anderen ist diese Information auf der Rechnung aber auch total irrelevant. Welchen Nutzen kann der Empfänger der Rechnung daraus ziehen, wenn auf der Rechnung seine Konfektionsgröße steht?

Unserer festen Überzeugung nach, hat sich dieser Kunde zu sehr in Details verstrickt, die mit seinem eigenen Kompetenzen nichts mehr zu tun hatten. Er hat sein Geschäft übrigens mittlerweile sogar wieder aufgegeben. (Wir haben trotzdem von ihm die Erlaubnis bekommen, diese Geschichte weiterzuerzählen.)

Minimalismus im Design

Gerade in der visuellen Gestaltung von Produkten spielt Minimalismus eine sehr wichtige Rolle. Durch minimales Design entstehen plötzlich Nutzeroberflächen, die viel klarer und übersichtlicher sind, als vollgepackte User Interfaces.

Ein mittlerweile in die Jahre gekommenes Video ging vor rund 15 Jahren viral, in dem das Design von Microsoft-Softwareverpackungen auf die Schippe genommen wurde. Im Video wurde zunächst die Verpackung von Apples iPod gezeigt, als Beispiel für minimalistisches Design. Dann wurde die Verpackung Schritt für Schritt verändert und immer weitere Elemente wurden hinzugefügt, so dass letztlich ein total überlastetes, unübersichtliches und unästhetisches Produkt entstanden ist. Angeblich hatte das Video Microsoft sogar selbst in Auftrag gegeben und war als internes Video gedacht, um über die eigenen Design-Richtlinien nachzudenken.

Auch – und besonders im Grafikdesign zeigt sich also, dass der Leitsatz „Keep it simply stupid“ nicht nur einfachere sondern auch optisch ansprechendere Produkte kreiert.

Die Krux mit dem Briefpapier

Nach jahrelang gesammelten Erfahrungswerten haben wir nun also mit edooli einen neuen Ansatz für die Anpassbarkeit der Druckvorlagen verfolgt. Statt dem Benutzer die Möglichkeit zu geben, alle erdenklichen Datenfelder in die Software zu integrieren, schränken wir den Nutzer im Briefpapier-Design gewissermaßen ein. Zwar kann er sein eigenes Briefpapier in Form einer PDF-Datei hochladen, allerdings kann er nicht mehr – wie in unserer alten Software – eigene Felder einbauen, die dann irgendwo gefüllt werden müssen, um abgedruckt zu werden. Das Problem war nämlich, dass die Anwender nach einer gewissen Zeit teilweise selbst nicht mehr wussten, wo einzelne Daten gepflegt werden müssen, um bestimmte Felder auf der Rechnung zu füllen.

Während neue Kunden damit kaum Schwierigkeiten haben und es so gut wie keine Nachfragen diesbezüglich gibt, haben wir von vielen Kunden unserer alten Software oftmals den Wunsch geäußert bekommen, bestimmte weitere Datenfelder auf die Rechnung zu packen. Erst wenn wir die Nutzer dann vor die rhetorische Frage gestellt haben, wie oft sie selbst schon einmal wieder bei einem ihrer Lieferanten gekauft haben, weil die Rechnung so viele Informationen enthielt, wurde vielen das Problem bewusst.

In einigen Fällen sind zusätzliche Angaben auf den Dokumenten natürlich berechtigt. Wenn dein Kunde von dir verlangt, den Namen des Bestellers mit auf die Rechnung zu schreiben, oder den Ort einer Baustelle anzugeben, an der die Leistungen angefallen sind, wirst Du diesen Wunsch deinen Kunden kaum ausschlagen wollen. Für diesen Zweck haben wir die Möglichkeit geschaffen, Einleitungs- und Schlusstexte zu definieren, die dann in den Dokumenten angezeigt werden.

Texte in den Einstellungen vordefinieren

In den Einstellungen kannst Du unter „Standardtexte“ für die verschiedenen Dokumenten-Arten jeweils für die Einleitung und für den Schluss Texte vordefinieren, die dann beim Neuanlegen eines Dokuments automatisch eingefügt werden:

 

Diese einfache Möglichkeit, zusätzliche Informationen auf’s Dokument zu bringen, ist für Jedermann verständlich, es ist eindeutig klar, was zu tun ist, um die Werte zu füllen und der Nutzer sieht sofort, welche Daten abgedruckt werden.