10 Funktionen von edooli, die Du noch nicht kennst

edooli ist einfach und komplex gleichzeitig. Einsteiger finden sich schnell mit der Software zurecht. Profis schätzen die Funktionstiefe und die Anpassbarkeit. In unserem heutigen Blog-Post möchten wir euch 10 Funktionen vorstellen, die ihr vielleicht noch nicht kennt:

1. Kostenvoranschlag statt Angebot / Auftragsbestätigung statt Auftrag

Möchtest du dein Angebot lieber als “Kostenvoranschlag” betiteln? Klicke dazu einfach im Dokumenten-Editor auf das Wort “Angebot” und wähle dann “Kostenvoranschlag” aus. Die gleiche Funktion gibt es für Aufträge / Auftragsbestätigungen.

2. Serienbriefe verschicken

Du möchtest einen Brief mit mehreren Empfängern erstellen? Weise dazu den Kontakten ein bestimmtes Stichwort zu (z.B. “Frühjahrsaktion 2020”). Erstelle dann einen neuen Brief und klick auf die Lupe, um einen Kontakt zu suchen.

In der Suche findest Du unten rechts das “Label”-Symbol. Klicke darauf, um eine Auswahl von Stichwörtern zu erhalten. Wähle dann dein gewähltes Stichwort (z.B. “Frühjahrsaktion 2020”). Im Empfänger-Feld des Briefes wird dann “Mehrere Empfänger” angezeigt. Wenn Du den Brief druckst, wird er für jeden Kontakt erstellt.

3. Link kopieren

Wenn du in edooli einen Datensatz öffnest, z.B. einen Kontakt, bekommt dieser eine eindeutige Adresse. Diesen kannst Du aus der Adressleiste deines Browsers rauskopieren und z.B. deinen Kollegen schicken.

4. Menüpunkte ein- / ausblenden und verschieben

Um die Oberfläche übersichtlich zu halten, empfiehlt es sich, die Menüpunkte auszublenden, die du gar nicht benötigst.

Klicke in edooli unten links auf “Einstellungen”. Jetzt kannst Du einzelne Menüpunkte ein- / ausblenden, indem du auf das “Auge”-Symbol klickst. Um Menüpunkte zu verschieben, klicke auf das verschieben-Symbol (3 horizontale Striche) und schiebe den Menüpunkt bei gedrückter Maustaste einfach an die gewünschte Position.

5. Reihenfolge der Firmen verändern

Du arbeitest mit mehreren Firmen? Dann siehst du links neben der Menüleiste eine Liste aller Firmen, auf die du Zugriff hast.

Wenn auf auf “Einstellungen” klickst, kannst Du die Einträge auch verschieben. Ziehe die Firmen-Icons einfach bei gedrückter Maustaste an die gewünschte Position.

6. Rechnungsliste drucken / Listen drucken

Du möchtest eine Rechnungsliste / Kontaktliste usw. drucken? Öffne dazu zunächst den gewünschten Menüpunkt (z.B. “Rechnungen”) und nutze dann die Druck-Funktion deines Browsers. Unter Windows funktioniert das mit der Tastenkombination Strg+P, unter Mac mittels Cmd+P.

Es erscheint dann ein Dialogfeld, in dem Du auswählen kannst, was Du drucken möchtest. Wähle hier “Rechnungen (Liste)”.

7. Briefpapier nicht mit ausdrucken

Wenn du in edooli ein eigenes Briefpapier als PDF hinterlegt hast, aber mit vorgedrucktem Briefpapier aus der Druckerei arbeitest, kannst Du unterbinden, dass das Briefpapier mit ausgedruckt wird. Dadurch erreichst Du, dass beim Versand per E-Mail dein Briefpapier mit ausgegeben wird. Wenn Du eine Rechnung aber ausdrucken möchtest, verschwindet das hinterlegte Briefpapier.

Schreibe dazu folgenden Text in dein Briefpapier und achte darauf, dass man das nicht mehr lesen kann (z.B. durch weißer Schriftfarbe auf weißem Hintergrund):

{letterpaper_noprint}1{/letterpaper_noprint}

8. Web-Adresse aus E-Mail öffnen

Oftmals ist bei Kontakten nur die E-Mail-Adresse hinterlegt. Wenn diese aber z.B. info@firma-des-kunden.de lautet, ist klar, dass die dazu passende Website unter www.firma-des-kunden.de zu finden ist.

Du kannst in edooli bei den Kontakten auf eine E-Mail-Adresse klicken und dann die Maustaste nicht mehr loslassen (lang klicken). Es erscheint dann ein Menü, über das du die Internetadresse öffnen kannst.

9. Fahrt-Route ermitteln

Du möchtest mehrere Kunden persönlich besuchen und überlegst dir, wie du deine Route am besten legst, um den kürzesten Fahrtweg zu nehmen?

Lege die Kontakte im Verkaufsradar (CRM-Erweiterung!) ab und klicke dann oben bei der Spalte in der die Kontakte liegen, auf das Dreieck. Wähle dann “Fahrt-Route ermitteln…”, um zu Google Maps weitergeleitet zu werden. edooli übergibt dazu an Google die Adressen in der Reihenfolge der kürzesten Distanz, so dass du den optimalen Weg zu allen Kunden hast.

10. Kontakt-Daten in Einleitungs- / Schlusstext übernehmen

Zugegeben: Der letzte Tipp ist eher etwas für hartgesottene Profi-Anwender, dafür aber ein echter Geheimtipp…

Du kannst in den Einleitungs- und Schlusstexten deiner Dokumente Daten ausgeben lassen, die beim Kontakt hinterlegt sind. Das ist vor allem bei den Zusatzfeldern interessant, funktioniert aber auch für alle anderen Felder eines Kontakts.

Um die Funktion auszuprobieren, lege bei den Kontakten ein neues Feld an. Für unser Beispiel legen wir das Feld “Augenfarbe” an:

Dann gehen wir in die Einstellungen zu den Standardtexten und hinterlegen beim Angebot als Schlusstext folgenden Inhalt. Achte dabei darauf, dass der Name des Feldes (augenfarbe) unbedingt in Kleinbuchstaben geschrieben werden muss:

Wenn Du nun ein neues Angebot erstellst, taucht dieser Text automatisch im Schlusstext auf. Der Clou: Wenn du das Angebot speicherst und druckst, wird die Variable automatisch durch den Inhalt des Feldes beim Kontakt ersetzt.

Neben den eigenen Feldern kannst du als Variablennamen auch andere Felder eintragen. Achte aber darauf, dass Du dann die englischen Feldnamen verwenden musst, wie diese im Developer-Portal bei “contacts” beschrieben sind. Um also z.B. den Vornamen des Kontakts auszugeben, müsstest du die Variable ##contact.firstname## einsetzen.

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